ٹیم ورک اور اجلاسوں کا انتظام

طارق السویدان اچھی ٹیم کو سات معیاروں میں سمیٹتے ہیں، جن میں پہلا قائد کا انتخاب ہے — جس کشتی کے ایک سے زیادہ سر ہوں وہ ڈوبتی ہے — اور قائد واقعی قیادت کرتا ہے نہ کہ صرف نام کا: وہ کام اور کردار تقسیم کرتا ہے، ہدایات اور مدد دیتا ہے، اور گروہ کے مقصد کی طرف بڑھنے کی نگرانی کرتا ہے ^{1 2}۔

دوسرا کام سے پہلے منصوبہ بندی ہے: مقصد اور اس تک پہنچنے کا طریقہ طے کرنا؛ تیسرا شرکت ہے — قائد یقینی بناتا ہے کہ کوئی مہمل نہ رہے — چوتھا تحفيز «کیونکہ وہ ہمتیں جگاتا ہے»؛ پانچواں کرداروں کی تقسیم ہے — مثلاً ایک جدول ایک شخص لیتا ہے اور دوسرا اس کی تدوین دیکھتا ہے؛ چھٹا مباحثے کا انتظام ہے جس میں بولی پر قابض لوگوں سے کمزور کی حفاظت شامل ہے؛ اور ساتواں معلومات کا انتظام ہے ^{2 3 4 5}۔

معلومات کے انتظام میں وہ انہیں تین حصوں میں بانٹتے ہیں: براہِ راست معلومات (direct) جو درج کی جائیں، استعمال ہوں اور دوبارہ نہ پڑھی جائیں؛ غیر متعلق معلومات (irrelevant) جو ابتدا ہی میں کاٹ دی جائیں — اجلاسوں میں یہ گفتگو کی شکل میں آتی ہیں اور صدرِ مجلس انہیں «متعلق نہیں، مؤخر کرتے ہیں» کہہ کر روکتا ہے — اور بالواسطہ معلومات (indirect) جن پر زیادہ تر وقت لگنا چاہیے کیونکہ انہیں جوڑنے سے نتائج نکلتے ہیں ^{5 6 7 8}۔

وہ اجلاس چلانے اور بگاڑنے کی چالبازیاں بھی سکھاتے ہیں تاکہ صدر انہیں پہچان کر قابو کرے: اجلاسوں میں باڈی لینگویج پڑھنا؛ اجلاس بگاڑنے کے طریقے جیسے کسی خاص شخص کو اس کے بارے میں برا مثال دے کر چھیڑنا («میں تمہارے پیچھے ہوں») یا غیر متعلق اختلاف اٹھانا؛ اور وہ بتاتے ہیں کہ اپنے چلائے ہوئے اجلاس میں ایک ناراض شخص کی شکایت کا ازالہ انہوں نے «بسام کا فلاں پر جواب» کو جدولِ کار میں بند بنا کر کیا — اس کا حق بھی محفوظ ہوا اور اجلاس بھی ^{9 10 11 12}۔ اور اجلاس کا عام طریقہ — جدولِ کار، پچھلی کارروائی کی تصدیق، نکات پر بحث، محضر — رائج ہے اور وقت ضائع کرتا ہے؛ وہ ایک سعودی مطالعے کا حوالہ دیتے ہیں کہ جنرل منیجر یا اس سے اوپر کے منصب دار اوسطاً سال میں ایک سو ننانوے اجلاسوں میں شرکت کرتا ہے (needs_source) — اور جو مؤثر متبادل وہ سکھاتے ہیں وہ ہے نومینل گروپ تکنیک ^{13 14 15}۔